Apa Itu ERP dan Mengapa Penting bagi Perusahaan?

Banyak perusahaan telah merasakan manfaat sistem ERP, termasuk efektivitas dan efisiensinya. Apa itu ERP dan mengapa perusahaanmu memerlukannya?

Sistem ERP bisa menjadi salah satu instrumen penting yang memudahkan proses bisnis kamu. Apa itu ERP? Sederhananya, ERP adalah perangkat lunak penunjang berbagai aktivitas manajemen dalam kelangsungan bisnis.

Bila kamu berencana mendirikan perusahaan atau ingin naik kelas ke bisnis yang lebih besar, ERP itu penting loh untuk dipelajari! Apa alasannya? Yuk simak definisi, konsep, jenis, dan manfaat ERP untuk bisnis kamu berikut ini.

Definisi ERP

Jadi, apa itu ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem yang mengumpulkan dan mengorganisasi data bisnis melalui rangkaian perangkat lunak yang terintegrasi. Saat ini, ERP banyak digunakan di berbagai industri dan tersedia dalam platform yang di-hosting Cloud.

ERP bertujuan untuk mengotomatisasi proses sebuah bisnis, mengontrol, serta mengumpulkan informasi dari berbagai data yang diperlukan dalam perusahaan. Mulai dari penjualan, manufaktur, akuntansi, rantai pasokan, sumber daya manusia, hingga pemasaran.

Nantinya, data tersebut akan dikompilasi dalam sebuah database pusat sebagai informasi untuk para atasan perusahaan. Kemudian, informasi tersebut digunakan untuk membantu mereka menganalisis strategi dan meningkatkan efisiensi guna mencapai tujuan perusahaan.

Selain itu, ERP juga membantu perusahaan menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas dengan menyediakan akses cepat ke data yang dibutuhkan, memungkinkan perusahaan meningkatkan pemberdayaan sumber daya bisnis, serta meningkatkan produksi dan manajemen kepegawaian.

Konsep ERP

Definisi tentang apa itu ERP di atas sudah menggambarkan sedikit mengenai konsep sistem ini. Nah, di dalam organisasi yang kompleks, terutama dengan banyak departemen, sering terjadi bias informasi dan perbedaan persepsi serta pengambilan keputusan.

Di sinilah ERP dibutuhkan, yakni menjadi metode yang digunakan untuk mengintegrasikan seluruh departemen serta fungsi dalam perusahaan menjadi satu sistem otomatisasi proses bisnis secara menyeluruh.

Konsep dasar ERP melibatkan integrasi dari semua aspek manajemen perusahaan dengan tingkat akuntabilitas yang tinggi. Jadi, seluruh departemen dapat terintegrasi dan memiliki akses ke informasi yang sama, meminimalkan bias informasi, mempercepat pengambilan keputusan sehingga menjadi lebih akurat, serta menciptakan analisis yang lebih baik.

Jenis ERP

Dalam mengimplementasikan sistem ERP di perusahaan, terdapat beberapa jenis yang dapat dipilih. Setiap jenis memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut adalah beberapa jenis sistem ERP yang dapat digunakan:

1. Sistem ERP On Premise

Jenis sistem ERP ini adalah perangkat lunak yang diinstal secara langsung pada perangkat yang digunakan di dalam perusahaan. Sistem ini cocok digunakan pada perusahaan dengan berbagai skala bisnis. Namun demikian, jenis ini lebih direkomendasikan untuk perusahaan kecil dan menengah.

2. Sistem ERP Berbasis Cloud

Opsi ERP ini bisa didapat melalui layanan hosting Cloud dan memungkinkan perusahaan mengakses seluruh data secara real-time selama mereka memiliki akses internet. Sistem ERP berbasis cloud umumnya sesuai untuk perusahaan skala besar.

3. Sistem ERP Open Source

Sistem ERP ini mirip dengan software atau perangkat lunak open source lainnya, di mana perusahaan dapat memeriksa, memodifikasi, sekaligus meningkatkan kode sumber ERP sesuai kebutuhan mereka. Dengan adanya sistem ERP open source ini, perusahaan dapat menyesuaikan aplikasi agar lebih sesuai dengan lingkungan kerja mereka.

4. Sistem Hybrid ERP

Apa itu ERP Hybrid? Sesuai namanya, sistem ERP yang satu ini adalah gabungan dari sistem ERP on-premise dan ERP berbasis cloud. Dengan sistem hybrid ERP, perusahaan dapat memanfaatkan keuntungan dari kedua jenis sistem ERP tersebut.

Manfaat ERP bagi Perusahaan

Dari pemaparan di atas, tentu kamu sudah memiliki sedikit gambaran mengenai manfaat ERP bagi perusahaan. Keuntungan dari penggunaan sistem ERP di dalam perusahaan sangat beragam, di antaranya:

1. Manajemen Risiko dan Keamanan Data

Manfaat pertama dari ERP ialah bisa melindungi bisnis kamu dari penipuan, terutama di era digital ini. Ketika tengah online, ERP memberikan keamanan dengan melakukan audit secara otomatis serta bisa memantau penipuan.

Ketika banyak data sensitif yang harus diproses oleh perusahaan, ERP bisa menjaga keamanan dokumen serta komunikasi penting. Tak hanya itu, penduplikasian data juga bisa dihindari dengan cara menyimpan semua informasi yang ada ke dalam satu sistem yang terintegrasi dan kohesif.

2. Integrasi Antar Departemen

Makin banyak departemen dalam sebuah perusahaan, maka makin penting untuk mengelola komunikasi internal demi menghindari miskomunikasi. Untuk itu, ERP hadir sebagai sistem dan alat komunikasi yang berguna untuk mengatur setiap dokumen yang dipindai, termasuk teks, email, juga catatan panggilan telepon. Selain itu, ada pula saluran internal untuk komunikasi instan.

3. Pengaturan Jadwal

Masih ada sangkut pautnya dengan efisiensi; dengan ERP, perusahaan bisa dengan mudah dalam mengatur timeline penjadwalan, seperti jadwal shift kerja karyawan, waktu pengiriman inventaris, waktu pemeliharaan perusahaan, dan masih banyak lagi.

4. Peningkatan Visibilitas dan Efektifitas Alur Kerja

Sebelum adanya sistem ERP, koordinasi antar departemen dalam perusahaan akan memakan waktu yang lebih lama dan memerlukan upaya yang lebih besar. Namun, dengan adanya sistem ERP, perusahaan dapat mengakses basis data yang terpusat dan memperoleh informasi secara real-time mengenai semua aspek bisnis yang terjadi.

5. Mempermudah Analisis Data

Saat menjalankan sebuah bisnis, kamu harus berpegang pada data akurat. ERP memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data yang akurat dan melakukan analisis data yang mendalam. Data ini kemudian dapat membantu pengambilan keputusan dengan tepat dan akurat, bahkan perubahan dapat dilakukan dengan cepat dan instan.

Mengapa Sistem ERP Dibutuhkan oleh Perusahaan?

Sistem ERP sangat penting bagi perusahaan yang ingin memaksimalkan pemanfaatan sumber daya mereka. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat mengalokasikan SDM juga keuangan dengan lebih efisien sekaligus menciptakan proses yang lebih efektif tanpa mengorbankan kinerja maupun kualitas.

Selain itu, ERP juga membantu dalam perencanaan dan koordinasi. Manfaatnya, karyawan bisa melihat daftar inventaris yang sedang tersedia, detail pesanan pelanggan secara real-time, serta membandingkan order pembelian dari supplier dan estimasi permintaannya di masa depan. Bahkan, mereka bisa membuat penyesuaian untuk menghindari masalah yang mungkin muncul nanti.

Implementasi sistem ERP juga meningkatkan komunikasi serta kolaborasi antar karyawan. Mereka bisa dengan mudah melihat status departemen lain dan menggunakan data tersebut untuk membantu pengambilan keputusan.

ERP adalah sumber data yang komprehensif dan menyediakan sejumlah laporan analitis yang dapat membantu perusahaan dalam berbagai hal, termasuk membangun proses yang lebih efisien dan inovatif, serta meningkatkan kualitas produk atau layanan.

Kesimpulan

Apa itu ERP? Kesimpulannya, ERP adalah sistem yang mengumpulkan dan mengorganisasi data bisnis melalui rangkaian perangkat lunak yang terintegrasi. ERP sangat penting bagi perusahaan karena mampu meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, serta meningkatkan keamanan dan akurasi data.

Kamu pemilik bisnis? Ingin proses pembayaran pelanggan makin otomatis dan bisnis maju pesat ?

Yuk bermitra dengan DOKU, perusahaan teknologi pembayaran yang juga pionir payment gateway di Indonesia. Berdiri sejak tahun 2007, DOKU sudah mengawal ratusan ribu transaksi sukses dari berbagai perusahaan besar hingga UMKM. Cukup sekali daftar, bisnis langsung terkoneksi ke beragam metode pembayaran. Terima pembayaran bisnis makin mudah dan pelanggan pun lebih nyaman bertransaksi.

Pilih solusi pembayaran sesuai kebutuhan Anda, seperti:

Solusi Perusahaan: Apapun jenis bisnisnya, kelola pembayaran pelanggan jadi mudah pakai DOKU
Solusi UMKM: Tidak Perlu Paham Teknis, Bisnis Bisa Go Digital

Pastikan untuk ubah setiap peluang menjadi uang! Gunakan DOKU sekarang!