DOKU
HRIS adalah satu dari sekian banyak produk teknologi yang digunakan oleh semua divisi HR di setiap perusahaan. Tanpa adanya HRIS, otomatis semua pekerjaan HR harus dilakukan secara manual. Jadi, sebenarnya apa itu HRIS? Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.
Apa Itu HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) adalah sebuah sistem terpusat untuk mengelola seluruh data sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Data yang dimaksud mencakup penggajian karyawan, pembayaran pajak, absensi, cuti karyawan, dan lain sebagainya.
Dengan adanya HRIS, tim HR dapat mengelola data karyawan secara lebih cepat dan rapi. Jadi, para staf HR tak perlu melakukan penginputan dan pengolahan ribuan data pekerja secara manual.
Umumnya, semua data yang dimasukkan ke dalam HRIS akan tersimpan ke dalam penyimpan cloud. Jenis penyimpanan ini memiliki tingkat keamanan yang terjamin sehingga tak perlu khawatir data karyawan akan dicuri.
Read more: 7 Tips Sukses Melakukan Presentasi Bisnis yang Efektif dan Menarik
Fungsi HRIS
Banyak pro dan kontra mewarnai penggunaan HRIS. Ada yang menganggap inovasi teknologi ini menggantikan mayoritas pekerjaan utama staf HR. Namun jika diperhatikan, sistem ini justru menjadi alat bantu para HR untuk merampungkan pekerjaannya secara efektif dan efisien.
Berikut beberapa fungsi HRIS yang perlu kamu ketahui:
1. Mengotomasi pekerjaan berulang
Banyak pekerjaan HR yang sifatnya berulang hampir setiap hari. Karyawan mungkin akan menganggapnya sebagai suatu hal yang lumrah karena sudah menjadi kewajiban mereka. Namun, bukankah akan lebih hemat tenaga dan waktu bila pekerjaan tersebut diotomasi?
Dengan memanfaatkan HRIS, semua pekerjaan berulang dalam diselesaikan dengan cepat dan tepat. Dengan begitu, staf HR bisa lebih fokus pada jenis pekerjaan lain yang harus diselesaikan secara manual.
2. Meminimalkan human error
Mengelola data karyawan secara manual jelas bukan hal yang mudah. Selain itu juga rentan terhadap kesalahan. Contohnya absensi dan penggajian karyawan, tentu tak akan lepas dari human error bila pengelolaannya dilakukan secara manual.
Tapi tenang saja, masalah ini bisa diminimalkan dengan menggunakan HRIS. Sistem ini dilengkapi dengan berbagai fitur untuk mengotomatiskan pengelolaan data secara akurat. Dengan kata lain, potensi terjadinya kesalahan dapat diminimalkan.
3. Membantu mengontrol kinerja karyawan
Fungsi lain dari HRIS adalah membantu mengontrol kinerja seluruh karyawan. Sebab, tim HR tidak mungkin bisa memantau seluruh kinerja karyawan. Belum lagi mereka harus menilai performa dari setiap karyawan. Jelas butuh banyak waktu dan tenaga untuk melakukannya.
Dengan menggunakan HRIS yang sudah terintegrasi dengan sistem lainnya, pengelolaan kinerja karyawan akan menjadi lebih mudah. Staf HR tak perlu harus menjumpai setiap karyawan untuk mengetahui performa mereka dalam menjalankan job desk-nya.
Cukup dengan melihat data dari HRIS, staf HR bisa langsung menggunakannya untuk mengukur kinerja karyawan. Di samping itu juga membantu perusahaan untuk menghemat pengeluaran yang biasanya harus dikeluarkan untuk mengontrol performa karyawan.
Cara Kerja HRIS
HRIS memiliki cara kerja yang cukup sederhana dan mudah dipahami, bahkan oleh orang non-HR sekalipun. Jadi, tak butuh keahlian khusus untuk bisa mengoperasikan sistem HRIS.
Pada dasarnya, HRIS adalah perangkat lunak yang membutuhkan koneksi internet. Ini agar seluruh data karyawan bisa disimpan dan diolah secara otomatis. Semua data juga akan dikelola secara realtime dengan penuh keakurasian dalam satu platform yang terintegrasi.
Data-data yang ada akan tersimpan secara aman. Seperti yang disebutkan sebelumnya, tingkat keamanan data karyawan sangat terjamin. Sebab, hanya tak semua orang di suatu perusahaan memiliki akses terhadap HRIS. Hanya orang-orang tertentu saja, seperti staf HR dan manajerial.
Fitur-fitur HRIS
HRIS memiliki banyak fitur yang dapat dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan. Kira-kira apa saja fitur yang dimaksud? Berikut di antaranya:
1. Sistem payroll
Fitur utama yang harus ada pada HRIS adalah payroll. Perlu diketahui bahwa setiap bulannya staf HRD harus berkutat dengan laporan penggajian seluruh pekerja. Kalau pekerjaan seperti ini dilakukan secara manual, jelas akan memakan banyak waktu dan tenaga.
Dengan HRIS, payroll perusahaan dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien. Dengan fitur payroll, tim HR bisa menghitung hak dan kewajiban para karyawan. Contohnya uang lembur, THR, bonus, BPJS, pajak penghasilan hingga pinjaman karyawan.
2. Penyimpanan data karyawan
Setiap kali ada karyawan baru, maka staf HR harus segera melakukan penginputan data karyawan tersebut. Jika dulu dilakukan secara manual, kini sudah tidak lagi karena sudah ada HRIS. Menariknya, tim HR bisa meminta karyawan itu sendiri untuk menginput data.
Jika sudah, sistem akan secara otomatis menyimpan data karyawan tersebut. Dengan begitu, tim HR dapat menentukan hak dan juga kewajiban karyawan baru tersebut sesuai ketentuan perusahaan. Ini adalah salah satu contoh fitur HRIS yang dapat membuat pekerjaan lebih efisien.
3. Rekrutmen karyawan
Di era modern seperti sekarang ini, mayoritas perusahaan menggunakan internet sebagai media untuk mencari karyawan baru. Contohnya melalui situs-situs web khusus untuk merekrut karyawan atau situs web milik perusahaan itu sendiri.
Umumnya, pelamar akan diminta untuk memasukkan data dan kualifikasi mereka di halaman web yang disediakan oleh perusahaan. Web tersebut biasanya juga sudah diintegrasikan dengan HRIS yang digunakan perusahaan.
Fitur rekrutmen pada HRIS akan menganalisis data yang dimasukkan oleh pelamar. Selanjutnya, sistem akan secara otomatis memeriksa apakah pelamar tersebut lolos kualifikasi atau tidak. Lolos tidaknya ditentukan berdasarkan ketentuan perusahaan yang diinput ke dalam HRIS.
4. Absensi
Fitur lain yang paling dibutuhkan dalam HRIS adalah fitur untuk mengetahui tingkat kehadiran setiap karyawan. Dalam perusahaan berskala besar, jumlah karyawan yang harus didata jelas tidak sedikit. Itulah sebabnya butuh HRIS yang dilengkapi dengan fitur absensi.
Tak sedikit lho HRIS yang tidak memiliki fitur pencatatan kehadiran karyawan. Namun banyak juga yang memiliki fitur absensi dengan kemampuan luar biasa. Contohnya bisa memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi dengan foto dan lokasi mereka pada saat itu.
Fitur semacam ini sangat berguna bagi perusahaan yang menggunakan sistem kerja remote atau di rumah. Dengan begitu, perusahaan tahu bahwa karyawannya tetap bekerja meskipun tidak datang ke kantor.
5. Penilaian kinerja karyawan
Bebeberapa HRIS juga dilengkapi dengan fitur untuk menilai performa setiap karyawan. Fitur ini memungkinkan tim HR untuk mendapatkan data yang cepat, akurat, dan transparan mengenai kinerja masing-masing karyawan.
Data kemudian digunakan oleh staf HR untuk menyusun lembar evaluasi yang selanjutnya diberikan kepada karyawan terkait. Dengan begitu, hasil evaluasi dapat digunakan karyawan yang bersangkutan sebagai patokan untuk meningkatkan performanya.
Jadi, itulah beberapa fitur yang ada pada HRIS. Pada intinya, HRIS adalah sistem yang dapat menyimpan dan mengolah data karyawan pada suatu perusahaan. Dengan adanya HRIS, pekerjaan yang berhubungan dengan HR bisa lebih efektif dan efisien.
Selain teknologi HRIS, gunakan juga teknologi pembayaran digital agar jangakauan pelangganmu semakin luas! Caranya bergabung dengan DOKU, perusahaan platform pembayaran digital dan pionir payment gateway di Indonesia yang telah menyukseskan ratusan ribu bisnis mulai dari bisnis garasi hingga gedung tertinggi. DOKU bisa kelola dan terima pembayaran untuk segala level bisnis.
Tertarik pelajari DOKU lebih lanjut? Kunjungi halaman DOKU di sini dan segera ubah peluang menjadi uang!